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情報は、Why-What-Howの3つを軸に整理してみよう!

今回の「前を向いて歩こう」は、仕事と勉強のどちらにも使える情報整理のコツです。
これは前にもご紹介したトヨタ紙1枚の本の著者である浅田すぐるさんが仰った話の応用です。

情報を整理するときには5W1Hといいますが、whyとwhatとhowの3つがとても大事になります。
これは行動の源となる動機づけです。

なぜそれをやるのかという目的がわからなければ、人間は自ら行動しようという意欲が湧きません。

従って、上司が部下に指示をするときや部下が上司に報告をするとき、あるいは同僚や他の部門の誰かに何かを働きかけたり情報提供をするときに、なぜその情報が必要なのか、なぜその行動をするのかという“why”が必要になります。

その「なぜ」ということを確認した上で、何をすべきか、その内容を確認します。
なぜそれをやるのか、何をやるのか、ポンと一言で言えるほうが良いです。

そして、それをどのように達成するのかの“how”です。
whyとwhatとhowという3つの視点を意識して、レポートや会議の進行、相手に連絡をするときなど、1分ぐらいでポンと言います。

なぜこの報告が必要なのか、なぜこの出張が必要なのか、そして何をやったのか、それを今後どのように実現していくのかという形です。

1つの事例を挙げてみます。
営業会議をしたときに、「なぜ今月の営業会議があるのか」ということを考えると、11月の売上アップを達成するために会議があります。

では何をするのかというと、11月の重点は訪問件数を増やしましょうと決めました。
ただ、やみくもに残業などをして訪問件数の絶対数を上げても、場合によっては有効な活動にはなりません。

訪問件数を増やすのにもただ漠然と増やすのではなくて、ちょっとやり方を考えます。
つまり、有効なお客さんに絞って、移動時間も極力少なく、移動範囲を狭くして、集中します。

場合によってはお客さんの入れ替えがあっても良いと思います。
例えば、従来回っていなかったけれども、その地域に絞るならば新規にあがることもできます。

あるいは、一番わかりやすいのは、既に売上が上位20パーセントのお客さんで、さらに売れる余地があるところです。
ある程度買ってくれた方のほうが、今後プラスアルファがあります。

例えば、今月に関しては、売上の上位20パーセントという取引が手厚いお客さんに、さらにもう1つランクの高い別の商品を売る(アップセル)とか、別のもののニーズがあるかどうかを聞きに行きます。

既に売れているお客さんにもう一度買ってもらうのが一番楽なのです。
何も買ってくれないお客さんに対して頑張っていくのは時間がかかります。

すぐに売上をアップさせたいのならば、既に売れているお客さんの所に絞って、そこの訪問件数を増やします。

このように“how”を深掘りしていきます。
このように、whyとwhatとhowの3段階で考えてください。

「なぜやるのか」「何をやるのか」「どのように達成するのか」という3ステップで情報を整理してみると、会議もスムーズにいきますし、話もぶれません。
良かったら勉強や仕事に使ってみてください。

私はいつもあなたの成功・スキルアップを心から応援しています。
ここまでご覧頂きまして誠にありがとうございました。

柴山式簿記講座受講生 合格者インタビュー
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