一日の行動予定を、「２時間×７ブロック」で考えてみよう！

今回の「前を向いて歩こう」は、1日の時間の使い方に関するちょっとしたヒントについてお話します。

1つのまとまった作業を集中するほうが、いくつかのことを並行してやるよりも我々凡人にとっては集中力が増します。

「あれもこれもやる」というように、何かをしながら別のことをやってしまうと行動の質が下がってしまいますので、1個をじっくりやります。

ある作業から別の作業をするためには移動時間もありますし、気持ちの切り替えも大変なので、1つのことをやり始めたら1時間半～2時間はやりましょう。
今回は2時間のケースでお話をしますが、2時間×7つのブロックで考えてみます。

睡眠時間は23時～6時の7時間だとして、6時～8時は準備の時間、8時～17時の間は仕事で、午前に2時間×2ブロック、お昼に準備の時間を挟んで午後に2時間×2ブロックに分けます。

そして17時～23時が個人の時間です。
そうすると、睡眠・仕事・個人・準備の4つが考えられます。

ローマ数字でⅠ～Ⅳと書いているのは、いわゆる7つの習慣の重要・緊急のマトリクスのイメージです。

例えばクレームやレポートやどうしても必要な会議など、他人の都合でやらざるを得ないことがありますが、ほとんどの仕事はここに当てはまります。

これが緊急かつ重要で、これを仕事と思っていますが、実はこればかりやっている間は進歩がありません。

人に振り回されて忙しいという多忙の本質はほとんどこれに該当します。
さらに始末に負えないのが浪費です。

例えばどうでもいい会議や突然の来訪への対応や全く意味のない電話などです。
仕事をしているつもりだけれども無くてもなんとかなる電話というのもこれに該当します。

しかし、自分がやった気になるのはこれです。
ダラダラ移動する時間や調べ物をする時間などがそうです。

きちんとやっていれば調べる必要がないものまでダラダラ調べてしまったり、物を運んでいる時間も付加価値はありませんので浪費です。

そのように考えると、能力アップや計画やベースアップなど、重要だけれども緊急ではないというⅡのエリアに時間を使わなければいけません。

Ⅳは娯楽ですが、ケースバイケースでリラックスする時間もある程度は必要です。
Ⅰ～Ⅳの中でみなさんが一番多忙によって心を失ってしまうのはⅠとⅢです。

その中でも特にⅠが多く、誰かの要求に右往左往することがあります。
Ⅰ・Ⅱ・Ⅲ・Ⅳの時間配分を2時間×7ブロックで考えてみると分かりやすいということです。

私のイメージでは、午前中の1発目はできればⅡをやりたいです。
自分の能力アップやベース作りに最初の2時間を使います。

次の2時間はクレーム処理や上司への報告や資料作りなど、Ⅰに該当することに時間を使います。

10時からお昼休みを挟んで15時ぐらいまではエリアⅠの緊急かつ重要な項目をやってしまいます。

そして、朝一番で能力アップになることをやります。
なぜかというと、これを後回しにしてしまうとやらなくなってしまうからです。

そうすると、あなたにとってマイナスになってしまいます。
ですから先にやってしまうのです。

15時以降には突然の電話への対応や調べ物や物を運んだり、Ⅲのエリアに該当することを行いますが、Ⅲの時間は減らすべきです。

Ⅰは仕方ないですが、Ⅰが多すぎると仕事になりません。
2時間×4つのブロックの全てがⅠとⅢだけになってⅡが全く無いというのがまずいのです。

ですからⅡを最初に持ってくるのです。
ここがポイントの1つです。

個人の時間についてですが、17時～23時の間を3つのブロックに分けます。
その中にはエリアⅣの娯楽も必要だと思います。

そして、この3つのブロックのうち1つはエリアⅡの自己啓発などに充ててほしいです。
仕事時間の中でも1ブロックはエリアⅡの時間を設けてほしいですし、個人の時間にも1ブロックはⅡの時間を設けます。

読書でもいいですし、資格試験の勉強をしたり、何でも良いので自分の教養を高めるための時間とします。

そして朝の6時～8時は出勤時間ですが、これは会社の都合に合わせる時間なのでエリアⅠです。

昼の1時間はエリアⅣのリラックスの時間です。
娯楽も1日3時間（1.5ブロック）程度設けて、2時間7ブロックの使い方を考えると効率良く仕事や勉強の時間が確保できると思います。

大事なことは朝一番にエリアⅡをやることです。
このように時間配分を考えるのも1つの方法だと思います。

仕事の時間4ブロック＋個人の時間3ブロックの合計7ブロックを7つの習慣の重要・緊急度マトリクスに照らし合わせて、自分のスキルアップや成長に繋がる時間をいかに確保するかということを考えてみてください。

私はいつもあなたの成功・スキルアップを心から応援しております。
ここまでご覧頂きまして誠にありがとうございました。