仕事や勉強の第一歩は「整理」「整頓」から!

よく「トヨタ式片付け」「カイゼン」「1枚のシートにまとめる」などということが言われますが、仕事の第一歩は整理整頓だと思いますので、今回は整理整頓について一緒に考えていきたいと思います。

 

仕事以外にも、日常生活を気持ち良く過ごすためには身の回りがすっきりしていると良いです。

その時に、綺麗にものが並べられている状態が整理整頓とは限りません。

これはすごく機能的で、世界に冠たるトヨタ式の一端だという気がしますが、整理というのは何かというと、要るものと要らないものを分けて、要らないものを捨てることです。

 

まずは捨てる勇気があるかどうかです。

ですから、まずは判断をしなければいけません。

 

1年以上使っていないものというのは、基本的には要らないものです。

1年どころか1か月使っていなければ不要なものの候補としてダンボールか何かに入れておいて、さらに1か月様子をみて使うことがないと思ったら捨てます。

 

あとは「トヨタの片付け」の本にも出ていますが、他のトヨタ式のビジネス本を見ると、名刺も1年経って使わなければ廃棄して良いというようなことが書いてあります。

 

このように自分の中でルールを決めます。

まず半年や1年間見ない書類が机の上にあることがおかしいですが、これはあり得る話です。

 

机の上にあるということは、日々使うものです。

今使うものしか机の上には置いてはいけません。

 

書類なら10秒でみつけなければいけないというのがあったりします。

そうすると、まず要らないものを目の前から消します。

 

捨てるかどうかはまた次の段階ですが、まずは遠くに置いて、さらに使わないものは本当に職場から無くすというふうに、10秒ですぐ使うものだけを目の前に置きます。

 

余計なものが置かれていると、それを探すだけで10秒以上掛かってしまうので、書類であれば10秒でパッと手に入るような状態でなければ整理整頓はできていないということになります。

 

私はこの話にすごく共感します。

まず、要るものと要らないものを分けて要らないものを捨てますが、次に、必要なものを必要な時に必要なだけ取り出せるようにします。

 

これが整頓です。

整理は要らないものを捨てて、整頓は必要なものを必要な時にすぐに取り出せるようにすることです。

書類ならば10秒です。

 

別の動画でお話ししたかもしれませんが、以前、私が公認会計士として監査法人に勤めていた時代にある倉庫に行って、部品のサンプルチェックで10個か15個ぐらいのサンプルを見せて、部品を出してもらいました。

 

この時に分かったのですが、生産性の高い、業績の良い工場というのは15個ぐらいのサンプルを渡すと数分で持ってくるのです。

しかも抜き打ちですから事前に見せません。

 

「これをお願いします」というふうに倉庫の入口の正面に立って言うと、整理整頓ができているので探さなくてもすぐに持ってくるのです。

だいたい10分か20分ぐらいでパッと持って来ます。

 

これが「この辺かな」「どこだったかな」と言いながら1時間以上探しているようではその工場や倉庫は失格です。

 

もし、あなたの会社が倉庫業や製造業で材料倉庫がある場合には、自分で部品の一覧表などから任意に10個か15ぐらいサンプルを持って、そして工場か倉庫に行って「これを持って来て」と言ってみてください。

 

言ってから持ってくるまでの時間で整理整頓ができているかどうかが分かります。

Aという商品が10個だと思ったのに12個になっていたり、数字が違っている場合も整理整頓ができていません。

 

現場の在庫チェックをサンプルで抜き打ちでやると分かります。

同じように探してもらって、去年のタイムと比較するのも良いと思います。

 

あるいは、他の地域と似たような条件と比較しても良いです。

このようにサンプルチェックがとても役に立ちます。

 

書類を出してみようと思って10秒以上掛かったら整理整頓のレベルが下がっているということです。

 

ですので、帰る時には机の上には余計なものを置かないという習慣をつけておけば綺麗になりますし、整理整頓というのは仕事の第一歩だということを意識すると良いです。

 

勉強も同じで、例えば簿記の問題集を出そうと思ってあちこち探しているようでは整理整頓がなっていませんから、勉強する気が起きません。

 

勉強の場合は3秒以内にテキストが出せないとやる気が出ないと思います。

だから、テキストは3秒以内のすぐに取り出せるような環境を作ることも勉強の一環です。

ぜひ参考になさってください。

 

私はいつもあなたの成功・スキルアップを心から応援しております。

ここまでご覧頂きまして誠にありがとうございました。

柴山式簿記講座受講生 合格者インタビュー
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