時間管理のマトリックスを有効活用しよう!【前を向いて歩こう544】

前を向いて歩こう、今回は「時間管理のマトリックスを有効活用しよう」というテーマでお話をしたいと思います。

ご存じの方も多いと思いますが、スティーブン・コヴィーの「7つの習慣」という本のなかから、一番ビジネスに使えると思ったのが「時間管理のマトリックス」というものです。

上が「重要」、下が「重要ではない」、左が「緊急」、右が「緊急でない」という、この4つの区分に区切って自分の生活を分析するというものです。

私はこれがすごく大事だと思っていて、これをやるだけでも本当にパフォーマンスが上がると思っています。

我々は、ややもすると重要かつ緊急なものにいってしまいます。
「重要」というのは何かというと、「それを放置しておくと大きな問題を抱えてしまう」というものです。
「緊急」というのは、「すぐにやらないとまずいことになるもの」です。

この本を読んだときに“目から鱗”だったのが、重要かつ緊急性の高いものにフォーカスすることが仕事だと思っていた時期があったのですが、よくよく考えると、これは問題への対処で、後追いなのです。

重要なのですが、放置しておくと望ましくない結果をもたらすのです。
たとえば、「危機への対応」というのは、1つはお客さんからのクレームです。

あとは、放っておいたら会社が大きな損害を被るようなことが起こってくるのです。
すぐに対応しなければいけません。
たとえば「不良品を出荷した」というような場合です。

自動車会社ならばリコール問題などがありますが、そういったものだと思います。
あとは、台風がやってくるなどの自然災害もそうでしょうし、いろいろな大きな課題があります。

たとえば、会社で不祥事があった場合に株主総会をどう乗り切るかとか、いろいろあります。

自分の身が危うくなるような危機がやってきたときに、そういうことへの対応をどうするかということです。

一番は取引先やお客様からのクレームをどうするかということがあります。
それから「差し迫った問題」というのは、より広い概念かもしれませんが、解決しないとそのまま進めないようないろいろな障害は問題です。

たとえば、人によっては上司との人間関係が問題かもしれません。
上手く意思疎通ができていなかったり、自分の思いとは別だ、部下が最近休みがちだ、自分の指示通りに動いてくれないなど、いろいろな問題があります。

そのような、解決しなければいけない差し迫った問題がありますが、そういったものへの対応です。

問題を事前に防げればもっと少なくて済んだけれども、後から出てきます。
仕様の変更などがそうで、最初に言っていた仕様が途中で相手が変えてきたり、上司の言っていることがコロコロ変わるなど、いろいろあります。

それから「期限のある仕事」ですが、これは「何日までに報告書を出しなさい」、「何日までに資料を出しなさい」「会議の準備をしなさい」「プレゼンのために必要なものを揃えなさい」などと、期限のある仕事はたくさんあります。

これらは当面の緊急かつ重要なのでやらなければいけないのですが、仕事の9割をここに持ってきているのではないでしょうか。

あるいは、人によっては侮れない「飛び込みの用事」や「飛び込みの電話」があります。
突然、営業マンが「名刺を交換させてください」と言って来るときもあります。
自分の会社にとっては重要ではありませんが、相手をしなければいけません。

「多くの電話」というのも急にやってきます。
私も会議をしていて「ちょっと失礼」と言って、電話に行ってしまう人もいますが、本当は会議中の電話というのはマナー的にはよくありません。

会議中に話が中断してしまうので、周りにも迷惑をかけますし、自分も思考が途切れますからよくありません。

「多くのメールや報告書」も、すべての報告書が必要かといえば、そうではありません。
感覚的には、10のうち7割は削れると思います。

報告する必要のないものがたくさんあるのです。
それを見ることが仕事だと思ってしまうと、実は重要ではないけれど緊急だから、仕事をした気になってしまうのです。

重要ではないけれど緊急な仕事が多すぎて、その会社のパフォーマンスが全体で落ちているというケースもあります。
これもコンサルティングになります。

それから、「多くの会議」ですが、これはみなさんもご存じです。
時間と回数の両方があります。

それから「無意味な接待、つきあい」も、意味がなければやる必要はありません。
「意味がある」というのは、右上の人間関係作りです。

本当の意味で人間関係や信頼関係が高まるような接待でも、適度ならばいいです。
二晩も三晩も泊まりがけで行く必要はないかもしれないですし、1時間で済むところを3時間4時間とダラダラと2次会3次会に行く必要もありません。

ケースバイケースで、常識の程度問題があります。
人間関係作りなどの第2マトリックスに繋がることであればいいけれど、程度問題です。

それから「期限のある催し物」です。
よくあるのは、経営者などが自己満足でやるイベントです。
「そのイベント、やらなくてもいいだろ」と思うようなイベントです。

それから、セレモニー化している会議です。
べつに聞きたくもないような、前にも聞いたような社長の自慢話などです。

「忙しい」といつも言っている人は、よく見ると、このような緊急かつ重要なもの、あるいは重要ではないものを含めて、後追いしてしまっているのです。

これがあると、本当に会社の価値のアップに必要なことができなくなってしまいます。
会社にとっての価値は何かというと、お客さんをつくることだけです。
お客さんをつくって、お客さんに商品を提供するだけなのです。

お客さんと関係を築いてお客さんに喜んでもらうこと以外の活動は、すべて付加価値から遠いです。

これに繋がっているものであれば重要ですが、クレームなどの緊急なものは後追いです。
それは、上手くいっていないからなのです。

すべてとは言いませんが、必要以上に緊急な問題を抱えていることがあると思います。
これを減らすことが仕事の1つのポイントです。

次に右下ですが、これは論外なのですが、「取るに足らない仕事、雑用」です。
ただ、掃除には意味があるので右下とは限りません。
お掃除は緊急ではないけれど重要かもしれません。

PC(プロダクションケーパビリティ)といって、7つの習慣の用語なのですが、能力が高まります。
プロダクションというのは成果物のことで、成果物を生み出す力を高めるのです。

掃除をすることでPCが高まるのはいいことです。
掃除自体にも意味はあるので、雑用とは限りません。
やらなくてもいいコピーとか、そういうことが雑用なのです。

それから「多くのメール」「多くの電話」「暇つぶし」です。
遊んでもいいのですが、快楽だけを追求するような、刺激だけを求める遊びというのは逆に疲れてしまいます。

遊ぶのならば、右上の「心身をリラックスさせる」ような遊びをします。
心身をリラックスさせることによって、能力が高まって成功しやすくなるのです。

では、何が大事かというと、すぐに重要ではないけれども、やっておかないと後々自分に返ってくるのが右上の、緊急ではないけれど重要なものです。

「予防、PCを高める活動」あるいは「人間関係作り」です。
同じ接待でも、人間関係作りであれば右上で、これも判断が大事です。

それから「準備や計画」「新しい機会を見つけるけるチャンス」です。
ドラッガーも「問題をフォーカスするなら機会にフォーカスしろ」と言っています。

つまり、新しいチャンスにフォーカスするような準備をするということです。
研修、教育、コミュニケーションです。

戦略を学んだりすることは当然機会を見つけるチャンスにもなりますし、予防にもなりますし、計画性やPCも高まります。
そして「心身をリラックスさせる」です。

こういったことに、今までの倍の時間を費やしましょう。
緊急ではないので、ただでさえ少ないのです。
どうしても左上、場合によっては左下にいってしまうのです。

たとえば、1週間の仕事時間が50時間だとすると、そのうち45時間は緊急な仕事にいっていると思います。

緊急というのは緊張しているので、その反動で右下にあるような刺激を求める遊びや暇つぶしにいってしまうのです。

1番と4番の往復が結構多いのです。
9割が1番で1割が4番という感じです。

そうすると、緊急ではないけれど重要な活動をまったくしなくなるのです。
それはよくありません。

50時間の出勤時間のうち45時間が1・3の活動で、1割の5時間が2番と自分で振り返ってみたら、5時間を10時間にしましょう。

私は、3対7か2対8ぐらいならばいいと思います。
たぶん、重要だけど緊急ではないエリアの活動は1割もやっていないと思います。
多すぎてもまずいですが、2割ぐらいにしましょう。

たぶん今まで1割もやっていないので、それを2か3にしましょう。
全体の3割ぐらいを、重要かつ緊急ではないというところに振り分けます。
そして、緊急な仕事を7割ぐらいにします。

このバランスを意識して活動すると、PCを高める活動が、長い目で見て、あなたの緊急な課題を減らします。
あなたに余裕を持たせます。

「忙しい」と言わずに済むようになって、より生産的な仕事ができるようになるので、ぜひこれを意識してみてください。

重要で緊急ではない、能力を高める勉強や研修や人間関係作りを意識してみましょう。
私もこれを普段意識しています。

私はいつもあなたの成功を心から応援しております。
ここまでご覧いただきまして誠にありがとうございました。

柴山式簿記講座受講生 合格者インタビュー
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